Jeden kurier czy broker kurierski? Jak firma może wysyłać paczki bez podpisywania osobnych umów z przewoźnikami?

Firma ma podpisaną umowę z przewoźnikiem, wynegocjowane stawki i ustalony sposób odbioru przesyłek. Wszystko działa sprawnie do momentu, gdy pojawia się zlecenie wykraczające poza standardową obsługę. Nietypowy gabaryt, dostawa do innego kraju albo potrzeba skorzystania z usługi, której dotychczasowy operator nie oferuje, mogą wymagać znalezienia kolejnej firmy kurierskiej.

Czy oznacza to konieczność podpisywania następnej umowy? Niekoniecznie. Alternatywą jest broker kurierski, który umożliwia zamawianie usług różnych przewoźników za pośrednictwem jednej platformy. Dla przedsiębiorstwa oznacza to możliwość dopasowania sposobu wysyłki do konkretnego zlecenia bez nawiązywania osobnej współpracy z każdym operatorem.

Kiedy współpraca z jednym kurierem przestaje wystarczać?

Bezpośrednia umowa z przewoźnikiem może być korzystnym rozwiązaniem, szczególnie gdy firma regularnie nadaje przesyłki o podobnych parametrach. Stałe warunki handlowe, określony harmonogram odbiorów i znajomość procedur ułatwiają organizację codziennej pracy.

Ograniczenia takiego modelu ujawniają się jednak przy mniej typowych zleceniach.

Przykładem może być przedsiębiorstwo zajmujące się sprzedażą części zamiennych. Większość zamówień mieści się w standardowych kartonach, dlatego obsługuje je jeden przewoźnik. Od czasu do czasu pojawia się jednak konieczność wysłania długiego elementu, cięższego podzespołu lub towaru do zagranicznego kontrahenta.

Dotychczasowy operator może nie przyjmować takich przesyłek albo oferować ich transport na warunkach mniej korzystnych niż w przypadku standardowych paczek. Firma staje wtedy przed wyborem: zaakceptować dodatkowe koszty, poszukać innego przewoźnika do pojedynczego zlecenia lub rozpocząć negocjacje kolejnej umowy.

Przy sporadycznych wysyłkach trzeci wariant nie zawsze ma uzasadnienie. Mogą dochodzić kwestie administracyjne, osobne rozliczenia, różne procedury reklamacyjne i konieczność obsługi kolejnego systemu nadawczego.

Właśnie w takich sytuacjach dostęp do usług kilku przewoźników bez zawierania oddzielnych kontraktów może stanowić praktyczne rozwiązanie.

Broker kurierski jako alternatywa dla kolejnych umów

Korzystanie z brokera kurierskiego pozwala zlecać transport różnym operatorom bez podpisywania indywidualnej umowy z każdym z nich. Przedsiębiorca korzysta z warunków udostępnionych przez platformę pośredniczącą i wybiera usługę odpowiadającą parametrom konkretnej przesyłki.

W praktyce wystarczy podać wagę i wymiary paczki oraz miejsce jej nadania i doręczenia. Na tej podstawie system przedstawia dostępne usługi przewoźników. Firma może porównać oferty i wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do konkretnej przesyłki.

Tak działa między innymi Polkurier, platforma brokerska umożliwiająca przedsiębiorstwom zamawianie usług różnych firm kurierskich i transportowych w jednym panelu. W zależności od parametrów zlecenia użytkownik może sprawdzić dostępne możliwości wysyłki standardowych paczek, przesyłek o większych gabarytach czy transportu paletowego. W przypadku zleceń wymagających indywidualnych warunków transportu dostępna jest również Spedycja Polkurier.

Dzięki temu przedsiębiorstwo nie musi ograniczać się do oferty jednego przewoźnika ani każdorazowo organizować współpracy z nowym operatorem. Nie oznacza to jednak całkowitego braku formalności. Korzystanie z platformy wymaga zaakceptowania jej regulaminu, a konkretna usługa podlega również warunkom właściwego przewoźnika.

Istotną różnicą jest także sposób realizacji transportu. Broker nie jest firmą, która samodzielnie dostarcza wszystkie zamówione przesyłki. Pośredniczy w organizowaniu usług wykonywanych przez przewoźników, których oferta jest dostępna na platformie.

Czy korzystanie z brokera zawsze oznacza niższe koszty?

Nie. Oferta brokera nie musi być tańsza od stawki wynegocjowanej bezpośrednio z przewoźnikiem, zwłaszcza jeśli przedsiębiorstwo nadaje duże ilości podobnych przesyłek.

Różnica polega przede wszystkim na możliwości wyboru usługi bez wcześniejszego zawierania wielu umów. Dla firmy, której potrzeby transportowe są zmienne, taka elastyczność może mieć większe znaczenie niż niewielka różnica w cenie pojedynczego zlecenia.

Przy porównywaniu ofert trzeba jednak uwzględnić pełne warunki realizacji przesyłki. Stawka podstawowa nie zawsze obejmuje wszystkie koszty. Ostateczny koszt przesyłki może zależeć między innymi od jej wymiarów i wagi gabarytowej, wybranych usług dodatkowych oraz zgodności zadeklarowanych parametrów z rzeczywistymi.

Znaczenie mają również warunki odbioru i doręczenia. Tańsza propozycja może okazać się mniej odpowiednia, jeśli nie zapewnia potrzebnej formy dostawy albo nie spełnia wymagań dotyczących terminu realizacji.

Przedsiębiorstwo powinno więc porównywać nie tylko cenę, ale również zakres usługi i rzeczywiste możliwości przewoźnika. W przypadku regularnych wysyłek warto dodatkowo ocenić, czy koszty organizacyjne związane z obsługą kilku odrębnych umów nie przewyższają potencjalnych oszczędności wynikających z indywidualnych cenników.

Czy trzeba rezygnować z dotychczasowego przewoźnika?

Współpraca z brokerem nie musi oznaczać rezygnacji z dotychczasowej umowy z przewoźnikiem. Oba rozwiązania można wykorzystywać równolegle.

Firma może nadal kierować regularne przesyłki do przewoźnika, z którym ma korzystną umowę, a pozostałe zlecenia realizować przez brokera. Pozwala to zachować wynegocjowane warunki dla regularnie nadawanych przesyłek i jednocześnie uzyskać dostęp do innych usług, gdy pojawi się taka potrzeba.

Niektóre platformy umożliwiają również obsługę własnych umów przewozowych w tym samym systemie, w którym zamawiane są usługi brokerskie.

Takie rozwiązanie oferuje Polkurier w ramach dodatkowego pakietu „Umowy własne”. Pozwala on podłączyć umowę zawartą bezpośrednio z obsługiwanym przewoźnikiem i nadawać przesyłki według indywidualnie wynegocjowanych stawek, zachowując dostęp do oferty brokerskiej. Rozliczenie transportu realizowanego na podstawie umowy własnej odbywa się zgodnie z warunkami tego kontraktu, a korzystanie z pakietu podlega osobnej opłacie.

To rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które chcą zachować dotychczasowe warunki współpracy z przewoźnikami, a jednocześnie usprawnić obsługę wysyłek i uzyskać dostęp do szerszej oferty usług transportowych.

Jak wybrać model współpracy dopasowany do potrzeb firmy?

Przed zmianą sposobu nadawania przesyłek dobrze jest przeanalizować dotychczasowe zlecenia, szczególnie te, których realizacja wiązała się z trudnościami. Jeśli dotyczą one sporadycznych, nietypowych paczek lub kierunków nieobsługiwanych przez obecnego przewoźnika, renegocjowanie całej umowy nie zawsze jest uzasadnione.

Broker kurierski może wówczas pełnić funkcję dodatkowego kanału wysyłkowego, z którego firma korzysta zależnie od potrzeb. Przy większej różnorodności przesyłek może natomiast stać się podstawowym narzędziem do organizowania transportu.

Trzeba przy tym sprawdzić zasady obsługi reklamacji, naliczenia dopłat oraz dostępność wsparcia w przypadku problemów z realizacją zlecenia. Możliwość wyboru spośród kilku przewoźników jest przydatna, ale nie zwalnia nadawcy z obowiązku prawidłowego określenia parametrów i przygotowania przesyłki zgodnie z wymaganiami wybranej usługi.

Ostateczna decyzja nie musi więc sprowadzać się do wyboru między jednym przewoźnikiem a brokerem kurierskim. Dla wielu firm dobrym rozwiązaniem może być zachowanie dotychczasowej umowy i korzystanie z platformy brokerskiej przy realizacji zleceń wymagających innych usług lub większej swobody wyboru przewoźnika.