Kwalifikowany podpis elektroniczny – praktyczne rozwiązanie w firmie

Kwalifikowany podpis elektroniczny – definicja

Podpis elektroniczny, inaczej e-podpis został zdefiniowany w ustawie z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r., nr 130, poz. 1450 z późn. zm.). Zgodnie z art. 3 pkt 1 ustawy, podpisem elektronicznym nazywamy dane w postaci elektronicznej. Gdy podpis elektroniczny spełnia warunki ustawowe, znaczy tyle samo, co podpis własnoręczny i może być wykorzystywany do podpisywania umów oraz innego typu dokumentów o mocy prawnej.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest zaawansowanym podpisem składanym za pomocą specjalnego urządzenia. Opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego, który jest wydawany jedynie osobom fizycznym. Potwierdza przynależność klucza publicznego (którym jest podpisany dokument) do danej osoby.

Podpis kwalifikowany jest bezpieczny wtedy, gdy wiąże się ściśle z informacjami, do których jest dołączony (dane są zintegrowane ze złożonym podpisem). Wszystkie ewentualne, późniejsze modyfikacje dokumentu muszą być łatwe do wykrycia. Podpis elektroniczny może być wykorzystywany jedynie przez jedną osobę, a dokładniej tą, która go uzyskała.

W firmie Prima Komputery oferujemy Klientom sprawdzony kwalifikowany podpis elektroniczny, dostarczany przez Centrum Certyfikacji EUROCERT, którego działalność jest związana głównie z oprogramowaniem w zakresie bezpieczeństwa cyfrowego.

Podpisywanie dokumentów – co jest potrzebne

Aby złożyć podpis elektroniczny na dokumencie potrzebne są:

• certyfikat zawierający informacje o jego właścicielu;

• klucz publiczny służący do sprawdzenia podpisu;

• klucz prywatny – w przypadku podpisu kwalifikowanego znajduje się na karcie kryptograficznej;

• urządzenie do odczytu kart;

• aplikacja do podpisywania.

Jak wygląda tworzenie podpisu elektronicznego

Kwalifikowany podpis elektroniczny powstaje dzięki wykorzystaniu technik kryptograficznych. Pozwala stworzyć zbiór informacji umożliwiających weryfikację treści dokumentu oraz ich związek z danymi osoby, która składa podpis.

Informacje, które potwierdzają ważność podpisu można publikować w formie certyfikatów. Wiąże on dane, które weryfikują podpis z tożsamością osoby, która go wykonała. Techniki, które umożliwiają stworzenie elektronicznego podpisu muszą być bezpieczne i wiarygodne. Identyfikacja poprzez podpis cyfrowy jest związana zarówno z zawartością dokumentu, jak i kluczem, którym jest podpisany dokument. Ten klucz jest znany tylko osobie, która korzysta z tego podpisu.

Na czym polega sprawdzanie wiarygodności podpisanego dokumentu

Aby podpis elektroniczny był uznany za bezpieczny, konieczna jest możliwość sprawdzenia jego wiarygodności.

Weryfikacja odbywa się w trzech etapach:

1. Porównanie tożsamości danej osoby z tożsamością wskazaną w certyfikacie.

2. Sprawdzenie, czy posiadany certyfikat jest ważny oraz aktualny.

3. Weryfikacja, czy dane informacje nie zostały zmodyfikowane od czasu podpisania dokumentu.

Najważniejsze zalety podpisu kwalifikowanego

Coraz więcej spraw urzędowych możemy dziś załatwić drogą elektroniczną. Podpis kwalifikowany jest więc odpowiedzią na potrzeby współczesnego rynku. Podpisywanie dokumentów bez konieczności ich drukowania pozwala zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze. Umowy, podania, faktury itp. dokumenty dzięki bezpiecznemu podpisowi można przesyłać odbiorcy szybko i bezpiecznie. To szczególnie atrakcyjne rozwiązanie w firmach, które co miesiąc zarówno generują, jak i otrzymują dużą liczbę dokumentów. Podpis elektroniczny dla firm pozwala szybko wykonywać transakcje i podpisywać umowy. Kluczowe jest to, że dokumenty z e-podpisem mają taką samą moc prawną jak te podpisywane własnoręcznie i dostarczane osobiście lub pocztą.

Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Na szczęście formalności jest niewiele. Wystarczy zaledwie jeden raz przyjść do siedziby naszej firmy Prima Komputery w Koszalinie, oferującej także m.in. serwis komputerów. Nasza placówka znajduje się przy ulicy Szczecińskiej 16. Weryfikator wygeneruje nową umowę świadczenia usług zaufania z subskrybentem.

W czasie wizyty certyfikat kwalifikowany jest instalowany na karcie kryptograficznej w tokenie. Aktywacja podpisu następuje po jednorazowym spotkaniu, które trwa w granicach 15 do 30 minut.

Chcąc uzyskać podpis kwalifikowany, trzeba wziąć ze sobą ważny dokument tożsamości – dowód osobisty, paszport lub kartę pobytu. Certyfikat Kwalifikowany jest ważny przez 2 lata wraz z kartą kryptograficzną, tokenem i oprogramowaniem do składania podpisu elektronicznego z innych centrów autoryzacji. Można go odnowić na kolejne dwa lata. Koszt odnowienia z nową kartą kryptograficzną wynosi 130 zł netto.

Jak odnowić certyfikat?

Wszyscy, którzy mają już ważny podpis elektroniczny EuroCert, mogą wydłużyć okres korzystania poprzez jego odnowienie. Można go wykonać zdalnie. Warto jednak pamiętać, że zakup odnowienia nie jest równoznaczny z przedłużeniem ważności Certyfikatu Kwalifikowanego. Ważność certyfikatu/podpisu zostanie przedłużona wraz z zakończeniem procedury odnawiania. Jeżeli odnawianie odbywa się drogą elektroniczną, procedura musi zostać zakończona przed końcem ważności starego certyfikatu.

Gdzie przyda się podpis elektroniczny

Podpis kwalifikowany jest tak samo ważny jak odręczna sygnatura dokumentu, dlatego można go wykorzystać w wielu obszarach działalności firmy.

1. W kontaktach z administracją i urzędami

Podpis sprawdzi się m.in. do składania deklaracji podatkowych do Urzędu Skarbowego, kontaktów z ZUS-em drogą elektroniczną, podpisywania JPK, komunikacji w obrębie platformy ePUAP czy z urzędem celnym.

2. W kontaktach biznesowych

Podpis elektroniczny może pieczętować zawarcie umów cywilno-prawnych między przedsiębiorstwami, udział w zabezpieczonych aukcjach i przetargach elektronicznych organizowanych za pośrednictwem specjalnych platform internetowych czy w zamówieniach publicznych.

3. W kontaktach z Klientami

Przedsiębiorcy mogą przesyłać Klientom podpisane elektronicznie rozliczenia, różnego typu dokumenty oraz pozostałą, ważną korespondencję.

Podpis elektroniczny przydatny w każdej firmie

Bezpieczny podpis elektroniczny znacznie usprawnia załatwienie wielu spraw formalnych. Stanowi duże ułatwienie w prowadzeniu dokumentacji firmowej. Dzięki podpisowi kwalifikowanemu można prowadzić online korespondencję z urzędami, kontrahentami czy Klientami. Sam proces nabycia podpisu elektronicznego jest bardzo szybki i prosty. Z kolei długa lista korzyści wynikających z jego posiadania sprawia, że jest wart wdrożenia w każdym przedsiębiorstwie.

Zarówno podpis elektroniczny, jak i inne bezpieczne rozwiązań dla firm, takie jak terminale kart płatniczych czy kasy fiskalne można zamówić w naszej firmie PRIMA Komputery w Koszalinie.