Zarządzanie czasem w praktyce - 5 nawyków, dzięki którym zaczniesz efektywniej wykorzystywać czas w ciągu dnia

Nawyki towarzyszą Ci już od najmłodszych lat, dlatego z wielu z nich nawet nie zdajesz sobie sprawy. Zastanów się, czy któreś z Twoich przyzwyczajeń nie wpływa negatywnie na rytm dnia. Może na pewne czynności poświęcasz zbyt dużo czasu, na inne – za mało, a czasem po prostu marnujesz wolne chwile? Dzięki naszym wskazówkom łatwo wypracujesz nowe, dobre nawyki i zmienisz złe przyzwyczajenia.

1. Wstawaj zawsze o tej samej godzinie

Poranne pobudki mogą być trudne, ale to właśnie dzięki nim zrobisz pierwszy krok, by skuteczniej zarządzać sobą w czasie. Gdy przyzwyczaisz się do regularnego wstawania, szybciej zaczniesz działać. Nauczysz się także dyscypliny, która zaowocuje lepszymi wynikami w pracy.Co więcej, jeśli jeszcze przed wyjściem z domu zjesz śniadanie, sprawdzisz plan dnia i wykonasz jedno zadanie, zyskasz większą motywację do sprostania pozostałym obowiązkom.

Jak wyrobić w sobie nawyk regularnego wstawania? Nastaw budzik o narastającym dźwięku na konkretną godzinę nawet w weekend. Jeśli automatycznie i w półśnie włączasz kolejne drzemki (zły nawyk!), połóż budzik nieco dalej od łóżka. Dzięki temu będziesz musiał wstać, by wyłączyć alarm.

2. Zaprzyjaźnij się z kalendarzem lub notesem

Przez szybkie tempo życia trudno czasem zapanować nad wszystkimi zadaniami, a tym bardziej – nad ich realizacją. Wyćwicz więc w sobie nawyk notowania i planowania. Samo spisywanie zadań to jednak nie wszystko. Ważne jest także ustalanie priorytetów, które pozwoli określić kolejność realizacji zadań oraz czas potrzebny na ich wykonanie.

Jak planować i ustalać priorytety? Wykorzystaj jedną z technik skutecznego zarządzania sobą w czasie. Możesz pracować na macierzy Eisenhowera, która dzieli zadania na: najważniejsze, do zaplanowania na później, do zlecenia innym i do odrzucenia lub diagramie Gantta, który określa dodatkowo czas realizacji zadania. Możesz też opracować własną strategię – najważniejsze, by była skuteczna!

3. Zacznij pracę od… pracy

Ile razy rozpoczynasz pracę od włączenia komputera i poczty, a później… logowania się na swój profil społecznościowy i sprawdzenia newsów? W ten sposób zamiast wykonać zadania rozciągasz je w czasie. Nie jesteś jednak odosobniony w tym, co robisz. Zgodnie z prawem Parkinsona przywykliśmy do odkładania swoich obowiązków i wypełniania nimi całego czasu przeznaczonego na ich realizację. Niestety poranne rozpraszacze zawsze działają na Twoją niekorzyść i mogą zmniejszyć wydajność nawet o 30%.

Jak sobie z tym poradzić? Już na początku pracy zajmij się realizacją wyznaczonych zadań, zwłaszcza priorytetowych. Pamiętaj, że Twoja wydajność podlega naturalnym wahaniom. Między 8:00 a 11:00 jest ona najwyższa, natomiast później zaczyna spadać.

4. Wykorzystuj każdą wolną chwilę

W Twoim planie dnia znajduje się mnóstwo luk, które łatwo wypełnić czymś produktywnym. Nie masz czasu na książki? Zacznij czytać w drodze do pracy lub w kolejce na poczcie. Możesz też wykorzystać ten czas na kurs języka obcego lub inne szkolenie prowadzone online – dzięki temu połączysz pożyteczne z… pożytecznym!

Jak być przygotowanym na każdą sytuację? Wystarczy Ci telefon. Jeśli na urządzeniu nie masz akurat żadnego pliku, który pozwoli Ci się czymś zająć w wolnej chwili, skorzystaj z bezprzewodowej sieci Wi-Fi, która jest już dostępna niemal wszędzie.

5. Naucz się delegować zadania

Samodzielność jest w pracy bardzo ważna, ale nie zawsze przynosi dobre efekty. Czasem warto nauczyć się prosić o pomoc lub zlecić realizację zadania komuś innemu. Co ważne, nie dotyczy to tylko osób na stanowiskach managerskich i team leaderów. Współpraca z innymi pozwoli Ci osiągnąć lepsze efekty. Wiesz, że delegowanie pracy jest wpisane w techniki zarządzania sobą w czasie? Na macierzy Eisenhowera znajduje się ono w trzeciej ćwiartce i polega na przekazywaniu zadań mniej ważnych, ale pilnych. Gdy taką pracę zlecisz komuś innemu, Ty będziesz mógł poświęcić więcej energii na prace priorytetowe.

Jak nauczyć się delegować zadania innym? Zlecenie pracy nie polega na całkowitym odcięciu się od zadania. Pamiętaj, by kontrolować postęp prac i w razie czego – pomóc w ich realizacji. Nie oczekuj też, że druga osoba zrobi wszystko w ten sam sposób co Ty.

Powtórz, powtórz, powtórz – praktyka czyni mistrza!

Wszystkie powyższe metody pomogą Ci skutecznie zarządzać sobą w czasie, ale tylko pod warunkiem, że wprowadzisz je do swojego codziennego planu dnia. Początkowo regularne wstawanie może być dla Ciebie trudne, ale wkrótce przekonasz się, że dzięki temu lepiej zaczniesz dzień. Ta sama zasada dotyczy każdego innego nawyku.